Mire kell figyelni, amikor könyvelőt választunk?

Hogyan válasszunk könyvelőt?
Kép forrása: Unsplash

Akinek vállalkozása van, könyvelőre is szüksége lesz. És ha már fizetünk ezért a szolgáltatásért, elvárhatjuk, hogy jól dolgozzon a könyvelőnk. De honnan tudhatjuk, hogy ki a jó könyvelő, vagyis mire figyeljünk, amikor könyvelőt választunk?

Legyen megbízható!

Persze minden szakma esetében szeretnénk olyan szakemberrel szerződni, aki megbízható. A könyvelőnél ez különösen fontos. Nem csak arra kell gondolni, hogy teljesítse határidőre a vállalásokat (bár az különösen lényeges egy könyvelőnél). A könyvelő hozzáfér a cég legbensőbb pénzügyeihez, szükség esetén tanácsot ad, követi a cégre vonatkozó törvényi változásokat. Vagyis maximálisan bizalmi pozíció. De honnan tudhatjuk egy könyvelőnél, hogy valóban ért a munkájához és még rá is bízhatjuk a cégünk pénzügyi információit?

Szerepeljen az NGM listáján regisztrált mérlegképes könyvelőként!

Könnyen ellenőrizhetjük, hogy regisztrált-e a könyvelő az NGM listáján. Ez megint nagyon fontos! Ha nem regisztrált könyvelővel dolgozol, és erre fény derül egy NAV-ellenőrzés során, akkor komoly pénzeket kell kifizetned. Épp ezért csak olyan könyvelővel állj szóba, aki szerepel az NGM listáján!

Kérjünk referenciát!

Ha egy asztalost keresünk a konyhabútor felépítésére vagy egy kőművest a kerítés elkészítésére, referenciát kérünk vagy ajánlás alapján hívjuk fel. Ez nincs másképp a könyvelőnél sem, kérdezzünk utána, hogy milyen cégeknek könyvelt korábban, vagy könyvel most, hívjuk fel a cégvezetőt, kérdezzük meg, milyen munkát végzett, mennyire volt megbízható stb.

Legyen felelősségbiztosítása a könyvelőnek!

Ha a könyvelő hibázik, az anyagi következmények első sorban a vállalkozásunkon fognak lecsapódni. Vagyis először mi fizetjük meg a büntetést, utána polgári peres úton próbálhatjuk behajtani a könyvelőn a kárt. Egy ilyen felelősségbiztosítás pont az ilyen eseteknél jelent biztonságot mind a könyvelőnek, mind megbízójának.

Tisztázzuk a feladatköröket!

A könyvelő rögzíti a számlákat, bizonylatokat a törvény által előírt formában. Az igazán jó könyvelő nem csak a papírmunkát (vagyis a digitális számlarendszerezést) tartja kézben, hanem néhány hasznos tanáccsal is ellát, hogy miként kell kitölteni a számlákat! Egy profi könyvelővel, aki online online dolgozik búcsút inthetünk a felesleges papírhalmoknak, minden számlát, minden adatot elektronikus formában rendszereznek nekünk.

Viszont nem a könyvelő feladata (hacsak erről nem született egyéb megállapodás):

  • A befogadott számlák valóságtartalmának ellenőrzése
  • A befogadott számlákhoz kapcsolódó szerződések, teljesítési igazolások elkészítése
  • A banki utalások határidőre történő teljesítése
  • A házipénztár kezelése
  • A vállalkozás partnereivel való kapcsolattartás, új partnerrel való szerződés megkötése
  • Az előző könyvelő által elkövetett esetleges hibák korrigálása. Ha ilyet tapasztal, természetesen fel kell hívnia megbízója figyelmét a hibára, annak várható következményeire, és célszerű javaslatot tenni a hiba korrigálására
  • A lezárt üzleti év iratainak tárolása és őrzése. Amennyiben a vállalkozás erre igényt tart, célszerű ezt is szerződésben rögzíteni.

Fontos, hogy a megbízó és a könyvelő között egyenrangú, egymás munkáját tiszteletben tartó munkakapcsolat alakuljon ki. Ha előre tisztázzuk, hogy pontosan miért vállalok felelősséget könyvelőként, akkor neked megbízóként nem lesznek homályos elképzeléseid arról, hogy kinek mit és mikor kéne elvégeznie.

Kérdezzünk rá, hogy vállal-e online könyvelést

Ma már az online számlázó rendszerek világában ez természetes. Az online könyvelésnek ráadásul rengeteg előnye van a hagyományos könyveléshez képest.

Ha online könyvelnek nekünk, nem kell épp abban a városban, vagy akár országban tartózkodnunk, ahol a könyvelő dolgozik. Tehát függetlenül attól, hogy hol lakunk, dolgozunk, vagy épp nyaralunk, függetlenül attól, hogy ott hány óra van, a könyvelő el tudja végezni online az egész könyvelési folyamatot. Mi pedig bármikor lekérdezhetjük a pénztár vagy az áfa egyenleget és lehetőségünk van arra, hogy kövessük a könyvelő munkáját.

Nem kell amiatt aggódni, hogy milyen úton jutnak el a könyvelőhöz a számlák, meddig van nyitva a posta. A legfontosabb határidőket is nyomon követi a szoftver és jelzi, ha lényeges tennivalónk van. Azok is hamar hozzászoknak, akik amúgy idegenkednek a technikától, ráadásul ezek a rendszerek megbízhatóak, csak titkos jelszóval férhetünk hozzá az adatainkhoz, vagyis nem kell amiatt aggódnunk, hogy illetéktelen kezekbe kerülnek. Nem kell felesleges papírokat nyomtatni, számlákat, számlamásolatokat gyártani, kifejezetten környezetbarát megoldás.

Nem kell személyes találkozókat, időpontokat egyeztetni, elég, ha online tartjuk a kapcsolatot. Az online könyveléssel rengeteg időt és pénzt tudunk megspórolni. Az online könyvelés során folyamatosan dolgozzák fel az adatokat, így nem kell a havi, éves jelentésekre várni. A hagyományos könyvelési folyamatban meg kellett várni a havi, éves jelentéseket ahhoz, hogy lássuk, hogy állunk. Az online könyvelésnél azonban bármikor rápillanthatunk a számokra, naprakész adatokat fogunk kapni. A könyveléssel, bérszámfejtéssel kapcsolatos kérdésekre a személyes üzenőfalunkon vagy e-mailben kapunk választ, közérthetően, visszakereshetően és gyorsan. És még egy dolog: nem kell technikai zseninek lenni ahhoz, hogy kezelni tudjuk az online könyveléshez szükséges felületeket. Felhasználóbarát, hamar kiismerjük magunkat rajta.

Mire kell figyelni, ha könyvelőváltásra kerül sor?

Előfordulhat, hogy könyvelőt kell váltanunk. Erre érdemes gondosan felkészülni, ne hozzunk elhamarkodott döntéseket. Mielőtt felbontanánk a régi szerződést, tisztázzuk a régi könyvelőnkkel a váltás napját és az utolsó kifizetés dátumát. Szóljunk időben (legalább egy hónappal a váltás előtt) a régi könyvelőnknek, hogy el tudja még intézni a függőben lévő ügyeinket! A váltás dátuma lehetőleg legyen az év vége, év eleje, ha ez nem jön össze, akkor érdemes június 30-ra vagy legkésőbb szeptember 30-ra időzíteni a váltást. A váltás dátuma után már ne adjunk neki számlákat! Fontos, hogy a kifizetés dátuma kerüljön az átadás-átvétel utáni időszakra!